home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Precision Software Appli…tions Silver Collection 4 / Precision Software Applications Silver Collection Volume 4 (1993).iso / database / ukmailer.exe / INTRO < prev    next >
Text File  |  1991-06-08  |  9KB  |  141 lines
  1. This disk contains a comprehensive set of programs designed to create, store,
  2. amend, check, and print names and addresses on labels or personalised letters.
  3. The complete set comprises a name and address entry program, including checks
  4. for duplicated entries, anciliary programs to check for address validity and
  5. duplications, labelling program, addressing program for converting names and
  6. addresses into a format suitable for mailshots, a full-feature word processor
  7. for updates, deletions, letters, mailshots, etc., and a sorting program for
  8. the Post Office Mailsort scheme.
  9.  
  10. As mentioned above, users with large mailing lists can take advantage of Post
  11. Office discounts via the Mailsort scheme whereby the mailshot is sorted into
  12. bundles destined for individual sorting offices, by-passing the normal routing
  13. system.
  14. $
  15.  
  16. Let us now examine the concepts behind the software contained on this disk.
  17.  
  18. The United Kingdom is divided into 120 areas for postcode purposes, each area
  19. is allocated a one or two character postcode, AB for the Aberdeen area, AL for
  20. St Albans, B for Birmingham, and so on to YO for York, and finally ZE for
  21. Shetland. Note that the Isle of Man and Channel Islands are NOT included.
  22.  
  23. A postal area is then sub-divided numerically, radiating outwards from the
  24. central town or city, e.g. EH1 covers an area of central Edinburgh, EH42 covers
  25. the Dunbar region to the east of Edinburgh, and EH54 covers Livingston to the
  26. west. The postcode is completed at street level by the addition of a number and
  27. two letters, e.g. EH45 8AG denotes the odd numbers 3 to 25 of Peebles High
  28. Street, and the Public Library and Library House.
  29. Note that a particular road or street may have a number of different postcodes
  30. associated with it, equally, a certain postcode could cover a number of streets.
  31. $
  32.  
  33. For ease of use and convenience, it is necessary with this system to store
  34. names and addresses in files designated with their particular postcode,
  35. i.e. AB, AL, B, BA, BB, BD,...........WV, YO, and ZE. This is automatic with
  36. the basic data entry program, provided that a correct postal area code is
  37. entered. The program contains several help facilities to determine the correct
  38. area code, plus the ability to check whether the entry is duplicated, also to
  39. enter the town and county automatically from a postcode.
  40.  
  41. Each name and address is separated by a blank line. Additional information can
  42. also be included with the address by starting the line with an asterisk (*),
  43. e.g. phone numbers or other information which will NOT be printed on the labels
  44. or in mailshots. An extra feature is also included to provide personalisation,
  45. by appending the details at the end of the name after a backslash character (\).
  46. For example, Mr W. Smith,\Bill would produce Mr W. Smith, as the first address
  47. line, and Dear Bill, as the last line before the main text of a mailshot letter.
  48. $
  49.  
  50. Once the names and addresses have been entered, the label program can then be
  51. used to generate labels, or the addressing program run to generate personalised
  52. letters. (An additional program is included to merge the constituent files into
  53. larger files if selective addressing is not required).
  54.  
  55. At this point, it is worth considering the capacity of the system. As mentioned
  56. above, there could be 120 files containing names and addresses, obviously with
  57. a wide variation in numbers between lightly and heavily populated regions. An
  58. average name and address will be up to 100 characters long, and the maximum
  59. size of each file must not exceed 50,000 characters. Each file could therefore
  60. contain up to 500 entries, so the maximum capacity would be 60,000 names and
  61. addresses. This would occupy 6 megabytes of disk storage space, and would
  62. clearly require a hard disk. Floppy disks could be used, but the limits would
  63. need to be accurately calculated to avoid overfilling the disk. For example,
  64. a 360K floppy could handle about 2,500 to 3,000 entries, whereas a 1.2 or 1.44
  65. megabyte disk should cope with 10,000 fairly comfortably.
  66. $
  67.  
  68. As you can appreciate, the ability to produce many thousands of letters or
  69. mailshots is vital to many businesses, and the benefits of producing a label
  70. every 1 or 2 seconds should be apparent. Provided the list is large enough,
  71. there is a further benefit from the Mailsort scheme, and another program in
  72. the suite will analyse the lists for this purpose, sorting the addresses as
  73. required and indicating the volumes involved in order to quantify discounts.
  74.  
  75. The contents of the disk are as follows:-
  76.  
  77. PROGRAMS. (names can be changed if desired!)
  78.  
  79.           1) ADDENTR.EXE is the basic name and address entry program.
  80.              Seven address lines are provided in addition to the name and
  81.              postcode lines. Function keys F1 to F5 can be used to check
  82.              for duplicated entries, abandon an entry, indicate the area
  83.              code for a particular town, enter address details from the
  84.              postcode, or display unique codes in the selected area.
  85.  
  86.           2) PCDUP.EXE, BADPC.EXE and COMBINE.EXE can be used to check
  87.              for duplicated postcodes, incorrect or invalid postcodes,
  88.              or to merge files together.
  89. $
  90.  
  91.           3) LABEL.EXE is used to generate labels, from a specified file
  92.              or from several files listed in a master file INDEX.FIL.
  93.              The program requires several parameters, the number of labels
  94.              across the web, depth of label, width of label, etc., in order
  95.              to cope with the wide variety of labels available.
  96.  
  97.           4) ADSORT.EXE will create personalised address files from the
  98.              label files, for use with the word processor to generate
  99.              individual letters.
  100.  
  101.           5) WPX.EXE is the fully featured word processor, simple to operate
  102.              yet offering a wealth of features including mathematical
  103.              functions, spelling checker, communications, integration with
  104.              dBase, notepad, and much much more.
  105.  
  106.           6) MS.EXE is the Mailsort analysis program, which takes the label
  107.              files and determines those addresses to be included in bundles
  108.              destined for particular sorting offices, provided there are a
  109.              sufficient number.
  110. $
  111.  
  112. DATA FILES. (Do NOT rename!!)
  113.  
  114. The following files must be present for correct operation of the system:-
  115.  
  116. POSTADDS
  117. UNIQUES
  118. MSORTA.DAT, MSORTB.DAT, and MSORTC.DAT
  119. OFFICES
  120. SETTINGS - This file contains label settings for use by the Mailsort program,
  121.            these figures can be adjusted to suit with the word processor.
  122.  
  123.  
  124. PLEASE NOTE that other programs either exist or can be written for specific
  125. requirements relating to this subject, and we will be pleased to discuss
  126. this or other computer applications on 0344-761710, including evenings or
  127. weekends.
  128.  
  129.  
  130. $
  131.  
  132. Note also that keeping information about people on a conputer, even just
  133. names and addresses, is covered by the Data Protection Act, and registration
  134. is a legal requirement, with a few exemptions. Telephone the Data Protecion
  135. Registrar on 0625-535777 for further details.
  136.  
  137.  
  138. $$
  139.  
  140.  ╝Bä    !)19AIQYaiqy$âNNNNYÇÇ<tÇ<"u╟Fⁿ╞Fâ  
  141.